1.13.4.(M12)监督相关方参与

监督相关方参与是监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。本过程的主要作用是，随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。本过程需要在整个项目期间开展。图 13-9 描述本过程的输入、工具与技术和输出。图 13-10 是本过程的数据流向图。

 

图 13-9监督相关方参与：输入、工具与技术和输出

 

图 13-10监督相关方参与：数据流向图

13.4.1 监督相关方参与：输入

13.4.1.1 项目管理计划

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

• 资源管理计划。见 9.1.3.1 节。资源管理计划确定了对团队成员的管理方法。
• 沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划描述了适用于项目相关方的沟通计划和策略。
• 相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。定义了管理相关方需求和期望的计划。

13.4.1.2 项目文件

可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：

• 问题日志。见 4.3.3.3 节。问题日志记录了所有与项目和相关方有关的已知问题。
• 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获取的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高引导相关方参与的效率和效果。
• 项目沟通记录。见 10.2.3.1 节。根据沟通管理计划和相关方参与计划而与相关方开展的项目沟通，都已包括在项目沟通记录中。
• 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册记录了与相关方参与及互动有关的风险，它们的分类，以及潜在的应对措施。
• 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册记录了各种相关方信息，包括（但不限于）：相关方名单、评估结果和分类情况。

13.4.1.3 工作绩效数据

见 4.3.3.2 节。工作绩效数据包含项目状态数据，例如，哪些相关方支持项目，他们的参与水平和类型。

13.4.1.4 事业环境因素

• 能够监督相关方参与过程的事业环境因素包括（但不限于）：
• 组织文化、政治氛围，以及治理框架；
• 人事管理政策；
• 相关方风险临界值；
• 已确立的沟通渠道；
• 全球、区域或当地的趋势、实践或习惯；
• 设施和资源的地理分布。

13.4.1.5 组织过程资产

能够影响监督相关方参与过程的组织过程资产包括（但不限于）：

• 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序；
• 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序；
• 组织对沟通的要求；
• 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；
• 以往项目的历史信息。

13.4.2 监督相关方参与：工具与技术

13.4.2.1 数据分析

适用于本过程的数据分析技术包括（但不限于）：

• 备选方案分析。见 9.2.2.5 节。在相关方参与效果没有达到期望要求时，应该开展备选方案分析，评估应对偏差的各种备选方案。
• 根本原因分析。见 8.2.2.2 节。开展根本原因分析，确定相关方参与未达预期效果的根本原因。
• 相关方分析。见 13.1.2.3 节。开展相关方分析，确定相关方群体和个人在项目任何特定时间的状态。

13.4.2.2 决策

适用于本过程的决策技术包括（但不限于）：

• 多标准决策分析。见 8.1.2.4 节。对考察相关方参与的成功程度的多种标准进行优先级排序和加权，识别出最适当的选项。
• 投票。见 5.2.2.4 节。通过投票，选出应对相关方参与水平偏差的最佳方案。

13.4.2.3 数据表现

适用于本过程的数据表现技术包括（但不限于）相关方参与度评估矩阵。见 13.2.2.3 节。使用相关方参与度评估矩阵，来跟踪每个相关方参与水平的变化，对相关方参与加以监督。

13.4.2.4 沟通技能

适用于本过程的沟通技能包括（但不限于）：

• 反馈。见 10.2.2.3 节。反馈用于确保发送给相关方的信息被接收和理解。
• 演示。见 10.2.2.3 节。演示为相关方提供清晰的信息。

13.4.2.5 人际关系与团队技能

适用于本过程的人际关系技能包括（但不限于）：

• 积极倾听。见 10.2.2.6 节。通过积极倾听，减少理解错误和沟通错误。
• 文化意识。见 10.1.2.6 节。文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。
• 领导力。见 3.4.4 节。成功的相关方参与，需要强有力的领导技能，以传递愿景并激励相关方支持项目工作和成果。
• 人际交往。见 10.2.2.6 节。通过人际交往了解关于相关方参与水平的信息。
• 政治意识。见 10.1.2.6 节。政治意识有助于理解组织战略，理解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力。

13.4.2.6 会议

会议的类型包括：为监督和评估相关方的参与水平而召开的状态会议、站会、回顾会，以及相关方参与计划中规定的其他任何会议。会议不再局限于面对面或声音互动。虽然面对面互动最为理想，但可能成本很高。电话会议和电信技术可以降低成本，并提供丰富的联系方法和会议方式。

13.4.3 监督相关方参与：输出

13.4.3.1 工作绩效信息

见 4.5.1.3 节。工作绩效信息包括与相关方参与状态有关的信息，例如，相关方对项目的当前支持水平，以及与相关方参与度评估矩阵、相关方立方体或其他工具所确定的期望参与水平相比较的结果。

13.4.3.2 变更请求

见 4.3.3.4 节。变更请求可能包括用于改善相关方当前参与水平的纠正及预防措施。应该通过实施整体变更控制过程（见 4.6 节）对变更请求进行审查和处理。

13.4.3.3 项目管理计划更新

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括（但不限于）：

• 资源管理计划。见 9.1.3.1 节。可能需要更新团队对引导相关方参与的职责。
• 沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。可能需要更新项目的沟通策略。
• 相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。可能需要更新关于项目相关方社区的信息。

13.4.3.4 项目文件更新

可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：

• 问题日志。见 4.3.3.3 节。可能需要更新问题日志中与相关方态度有关的信息。
• 经验教训登记册。见 4.3.3.1 节。在质量规划过程中遇到的挑战及其本可采取的规避方法需要更新在经验教训登记册中。调动相关方参与效果好以及效果不佳的方法也要更新在经验教训登记册中。
• 风险登记册。见 11.2.3.1 节。可能需要更新风险登记册，以记录相关方风险应对措施。
• 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。更新相关方登记册，以记录从监督相关方参与中得到的信息。